По мере развития моделей организации рабочего пространства все больше компаний понимают, что повышение эффективности заключается не только в оптимизации рабочих процессов. Оно также включает в себя более эффективное использование пространства, управление общими устройствами и обеспечение прозрачного доступа к информации. Во многих офисах конфликты из-за переговорных комнат, потерянное оборудование и трудоемкие ручные проверки давно считаются неизбежными. Сотрудники тратят время на поиск свободных комнат или общих устройств, а административные команды испытывают трудности с отслеживанием и документированием. Для решения этих постоянных проблем компаниям необходима технология, которая работает незаметно в фоновом режиме — автоматизированная, надежная и способная связывать различные системы. Именно поэтому RFID стал ключевым элементом современных сценариев «умного офиса».

1. Типичные проблемы в традиционных офисах

Среди всех офисных ресурсов переговорные комнаты часто являются самым большим источником разочарования. Люди бронируют комнаты, но не являются на них; другие занимают комнату без предварительного бронирования; и даже при использовании платформ для планирования фактическое использование часто отличается от отображаемого.

Управление активами сопряжено со своими трудностями. Ноутбуки, проекторы, планшеты, измерительные приборы, образцы — даже тонер и бумага — необходимо регистрировать и отслеживать. Кто что взял взаймы, было ли возвращено и где находится данный предмет — эти детали обычно фиксируются вручную, что медленно и легко приводит к неточностям.

Плановые проверки — еще одна недооцененная статья расходов. Проверка переговорных комнат, складских помещений и шкафчиков с оборудованием занимает время и часто предоставляет устаревшую информацию. По мере роста компании неэффективность становится все более заметной.

Технология RFID предоставляет практичный способ решения этих проблем.

2. Превращение конференц-залов в по-настоящему «умные» помещения с помощью RFID.

Установка RFID-считывателей у входов в конференц-залы и встраивание RFID-чипов в электронные устройства.Бейджи для сотрудников могут показаться простыми, но вместе они меняют подход к управлению переговорными комнатами. Во многих компаниях используются бейджи для сотрудников. направленный RFID-считыватель У входа осуществляется точная идентификация входящих и выходящих лиц, что снижает количество ложных срабатываний и обеспечивает точность данных при регистрации.

Когда сотрудник входит в комнату, система автоматически распознает бейдж и подтверждает, является ли человек участником бронирования. Сканирование или касание не требуется — процесс регистрации происходит автоматически. Если совещание заканчивается раньше, система освобождает комнату на основе фактического выхода; а если после начала бронирования никто не появляется, комната снова становится доступной.

Это значительно сокращает количество пустых бронирований и двойных бронирований, а также предоставляет всем возможность в режиме реального времени отслеживать доступность помещений. Данные также могут управлять освещением и системами отопления, вентиляции и кондиционирования. Когда начинается встреча, свет и кондиционер включаются автоматически; когда участники уходят, все выключается — это позволяет экономить энергию без лишних усилий.

Значительная часть этой автоматизации обеспечивается компактным оборудованием, построенным на базе... Модуль UHF RFIDчто обеспечивает быстрое распознавание меток и стабильную работу даже в офисах с высокой проходимостью.

3. Отслеживание активов без интенсивного ручного управления.

Преимущества RFID-технологии особенно заметны в сфере управления активами. Благодаря RFID-меткам, нанесенным на ноутбуки, проекторы, портативные устройства, образцы или конфиденциальные документы, а также считывателям, размещенным в складских помещениях или на выходах, компании получают возможность в режиме реального времени отслеживать местонахождение предметов и то, кто ими пользуется.

Во многих офисах имущество маркируется с использованием следующих обозначений: Наклейки UHF RFIDЭти тонкие, гибкие и легко крепятся к различному офисному оборудованию, не влияя на его нормальное использование. Они позволяют системе автоматически регистрировать, когда предмет был взят, кто его взял и был ли он возвращен.

Для команд, работающих с материалами НИОКР, прототипами или финансовыми/юридическими документами, это снижает риск потерь и устраняет неопределенность в отношении ответственности. Инвентаризация, которая раньше занимала часы, теперь может быть завершена за секунды, сканируя десятки предметов одновременно.

Также можно отслеживать расходные материалы, такие как бумага, чернила и мелкие канцелярские принадлежности. При изъятии товаров система автоматически обновляет данные об остатках и оповещает администраторов, когда количество товара достигает порогового значения.

4. Создание системы «подключенного офиса»

Технология RFID становится еще более эффективной при интеграции с другими системами — платформами бронирования переговорных комнат, системами контроля доступа, приложениями для рабочих мест, системами управления энергопотреблением и так далее. Когда эти системы обмениваются данными, офис функционирует как единая среда.

Информация об использовании переговорных комнат больше не требует ручного обновления; данные контроля доступа дополняют журналы регистрации; перемещение активов может быть соотнесено с действиями в помещении или сменой этажа. Администраторы могут просматривать панели мониторинга, отображающие занятость помещений, распределение активов и даже ежедневные тенденции перемещения.

Данные позволяют получить информацию и в долгосрочной перспективе:

• Какие помещения используются чаще всего?

• Какие активы находятся в обращении наиболее активно?

• Какие вещи часто пропадают?

• В каких офисных зонах наблюдается высокая проходимость, и может потребоваться корректировка планировки?

Эти данные позволяют компаниям оптимизировать планирование площадей, распределение ресурсов и внутренние рабочие процессы.

5. Реальная ценность RFID

Влияние RFID-технологии становится все более очевидным со временем. К числу наиболее заметных улучшений относятся:

Более высокая загрузка конференц-залов. Автоматическая регистрация и выдача сокращают количество отходов.
Прозрачное отслеживание активов. Местонахождение предметов и ответственность за них всегда ясны.
Снижение административной нагрузки. Сканирование, инвентаризация и проверки автоматизируются.
Повышение энергоэффективности. Оборудование в конференц-зале включается только при необходимости.
Более комфортные условия работы для сотрудников. Многие мелкие неудобства исчезают.

В совокупности эти изменения создают более эффективную и предсказуемую офисную среду.

Заключение

«Умный офис» — это не место, полное сложных процедур. Это пространство, где технологии незаметно поддерживают повседневную работу, связывая помещения, устройства, рабочие процессы и данные. Благодаря быстрой идентификации, автоматическому срабатыванию и минимальным усилиям со стороны пользователей, RFID является одним из наиболее эффективных инструментов для компаний, стремящихся модернизировать свое рабочее пространство.

Независимо от того, стремится ли компания решить проблемы с планированием использования конференц-залов или обеспечить прозрачное отслеживание активов, RFID обеспечивает немедленные и измеримые результаты. По мере снижения затрат и появления такого оборудования, как RFID, RFID обеспечивает более эффективные решения. направленные читатели, УВЧ RFID-модули, и Наклейки UHF RFID По мере повышения функциональности RFID будет играть еще более важную роль в формировании следующего поколения «умных» офисов.