В эпоху информационных технологий оцифровка архивов стала важнейшей частью современного государственного управления. В частности, для национальных архивов, хранящих исторические документы, политические документы, законы и нормативные акты, коллективную память и культурное наследие, эффективное управление имеет жизненно важное значение для обеспечения институциональной преемственности и сохранения культурной идентичности. По мере того, как страны продвигаются к цифровой трансформации, важнейшей задачей становится управление огромными объёмами документов с высокой эффективностью, безопасностью и точностью. В этом контексте технология радиочастотной идентификации (RFID) — автоматический бесконтактный метод идентификации — становится ключевым инструментом, обеспечивающим надёжную поддержку точного управления историческими документами.

I. Проблемы традиционного управления архивами

На протяжении десятилетий национальные архивы в значительной степени полагались на ручной ввод данных и каталогизацию на бумажных носителях. Хотя многие архивы уже достигли начального уровня цифровизации, они по-прежнему сталкиваются с серьёзными ограничениями:

1. Низкая эффективность извлечения : При наличии миллионов бумажных документов, фотографий, карт и записей традиционные системы штрихкодов или ручных каталогов затрудняют быстрый поиск конкретных предметов.

2. Высокие расходы на управление : Для подачи документов, регистрации кредитов и проведения инвентаризации требуется большой объем рабочей силы — эти действия отнимают много времени и подвержены человеческим ошибкам.

3. Хрупкость и риск потерь : Многие архивные материалы не подлежат восстановлению. Физическое повреждение или потеря при передаче или использовании может привести к безвозвратной утрате.

4. Недостаточная безопасность : В случае секретных или конфиденциальных документов традиционные методы не позволяют отслеживать использование и перемещение в режиме реального времени, что затрудняет привлечение к ответственности в случае утечки данных.

Для решения этих задач технология RFID предлагает мощную альтернативу благодаря своим высокоскоростным, высокоточным и масштабируемым характеристикам.

II. Основные преимущества технологии RFID

RFID (радиочастотная идентификация) использует беспроводные радиоволны для идентификации, считывания и передачи данных, хранящихся на небольших электронных метках. По сравнению со штрихкодами, RFID обладает рядом существенных преимуществ:

• Бесконтактное чтение : RFID-метки не требуют прямой видимости или физического контакта, что делает их идеальными для работы с хрупкими или старыми архивными материалами.

• Синхронное чтение : Сотни бирок можно отсканировать за считанные секунды, что значительно повышает скорость проверки инвентаря.

• Хранилище данных с возможностью записи : Теги могут хранить различные типы информации — коды документов, статусы кредитов, сведения о классификации — по сути, предоставляя каждому элементу собственный «профиль данных».

• Возможность отслеживания : При интеграции с дверями, сканерами или системами мониторинга RFID позволяет отслеживать местонахождение и перемещение документов в режиме реального времени.

• Долгосрочное использование : RFID-метки долговечны и подходят для долгосрочного использования, что соответствует требованиям к долговечности, предъявляемым к национальным архивам.

Эти преимущества делают RFID не просто инструментом, а преобразующим методом управления архивами.

III. Практическое применение RFID при оцифровке национальных архивов

1. Маркировка документов и интеллектуальное размещение на полках

Каждая историческая запись — будь то файл, изображение или аудиозапись — может быть снабжена уникальным RFID-чипом. Этот чип хранит метаданные, такие как номер товара, классификация, место на полке и ссылка для предварительного просмотра. Благодаря соответствующему программному обеспечению документы можно размещать на полках и извлекать из них, что снижает вероятность их перераспределённого хранения и человеческих ошибок.

2. Умный поиск и автоматизированная инвентаризация

При выдаче или возврате документа RFID-системы автоматически регистрируют данные пользователя, временную метку и статус документа. Для плановых проверок сотрудникам достаточно просто провести портативным считывателем вдоль полки, чтобы мгновенно инвентаризировать сотни документов, избавляя от необходимости вручную проверять каждый документ.

3. Отслеживание всего процесса

RFID-считыватели, установленные по всему объекту, позволяют отслеживать каждый этап перемещения документа: от выдачи, транспортировки и оцифровки до демонстрации и повторного хранения. В случае утери или несанкционированного использования система определяет последнее известное место и время, обеспечивая быстрое реагирование и повышенную безопасность.

4. Интеграция с цифровыми платформами

RFID отслеживает не только физические файлы, но и может подключаться к цифровым системам. При поиске документа пользователи могут видеть как его физическое местоположение, так и его цифровую копию, что повышает скорость доступа и снижает износ оригинальных материалов.

IV. Пример внедрения RFID в национальных архивах

В последние годы такие учреждения, как Национальное архивное управление Китая, Пекинский муниципальный архив и Шанхайский архив, активно внедряют интегрированные RFID-системы. Например, Национальное архивное управление Китая снабдило более миллиона архивных предметов RFID-метками и разработало гибридную систему, сочетающую RFID, распознавание изображений и инвентаризацию с использованием искусственного интеллекта.

Ключевые результаты включают:

• А 10-кратное увеличение эффективности инвентаризации

• А Уровень потерь документов снижен до менее 0,01%

• 100% оцифровка кредитных записей

• Значительно снижен риск потери документов , с полной прослеживаемостью для чувствительных предметов

Эти улучшения значительно расширили возможности как внутреннего управления, так и предоставления государственных услуг.

V. Роль RFID в формировании будущего архивов

По мере модернизации национального управления архивы перестают рассматриваться просто как пассивные хранилища, а как активные ресурсы знаний. Внедрение RFID знаменует собой изменение способов хранения и использования этих материалов. В перспективе RFID станет движущей силой ряда трансформационных тенденций:

1. Комплексная интеграция IoT : каждый документ, полка и взаимодействие пользователя могут отслеживаться с помощью данных, образуя «Интернет архивов» в режиме реального времени.

2. Интеллектуальные рекомендательные системы : В сочетании с искусственным интеллектом данные RFID могут определять популярные темы, поддерживать исторические исследования и помогать в разработке политики.

3. Удаленные интерактивные услуги : Пользователи смогут резервировать документы онлайн, а система заранее подготовит документы для эффективного доступа.

4. Расширенная культурная экспозиция : Выставочные системы с поддержкой RFID могут предложить автоматизированное повествование и ориентированные на местоположение указания, оживляя архивы для публики.

VI. Заключение

На пути к цифровой нации оцифровка национальных архивов — это не просто техническая задача, это вопрос сохранения коллективной памяти и поддержки информированного управления. Технология RFID, благодаря своей точности, эффективности и прослеживаемости, позволяет использовать более интеллектуальный, безопасный и динамичный подход к управлению историческими документами.

От хранилища до облака, от пассивной каталогизации до проактивного обслуживания — RFID открывает новую эру архивного интеллекта. По мере того, как эта технология продолжает срастаться с большими данными и искусственным интеллектом, архивы будут не только лучше сохраняться, но и эффективнее использоваться как жизненно важные ресурсы для общества, культуры и национального развития.